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「やる事」見える化

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最近「やろうと思う事」がなかなかできないので、やる事の見える化について考えたメモです。

「やろうと思う事」がなかなかできなくて、気が付いたらあっという間に日にちがたっていたということが多くなってきました。特に自分に甘えてしまってなかなかやる事が片付きません(XoX)

「このままだといけないな」ということで、少しでもやる事を片付けるために考えてみました。そのための仕組み作りとして、まずは「やる事の見える化」です。難しく言うとタスク管理とかプロジェクト管理とかそんな類です。

やる事の見える化の条件

やる事の見える化にあたっては最低限の条件として次の3つを考えました。(特に個人利用を考えます)

  • 無料
  • やる事リスト
  • ガントチャート(工程表)

これを実現しつつ複雑になったり面倒くさくならないのがいい仕組みということにします。

候補

仕組みの候補としてはこんな感じです。

  1. Googleカレンダー
  2. Excel
  3. Brabio
  4. Redmine
  5. アナログ手書き

Backlogというツールの評判がいいとのことでしたが、有料となるため候補から外しました。

Googleカレンダー

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オススメ度 ★★★★★

Googleが提供するカレンダーツールです。ToDoリストを連動させることで、やる事をカレンダーと連動させることができます。予定を色分けすることで仕事の種類やプロジェクト別に管理することもできます。いろんなスマホアプリの連携もできるので、これさえあればスマホだけでスケジュール管理もできます。他の人とカレンダーを共有することで、他の人の作業も見える化することも可能です。

もともとカレンダーツールなので工程表として使うには使いにくい点もあります(ToDoに期間の範囲指定ができない、他タスクと連動できないとか)。

  • いい点
  • Googleアカウントがあれば利用できる
  • クラウド型でスマホでも
  • アプリ連携も簡単
  • イマイチ
  • ガントチャートとしては機能不足

Excel

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オススメ度 ★★★

仕事ツールとして定番のExcelです。実際の職場の作業管理ツールとして使っている人も多いのではないでしょうか。見た目や項目の簡単なカスタマイズは普段仕事で使う人には簡単にできると思います。マクロやプログラムを組める人なら仕事内容に合った効率のいいツールを作ることもできるかもしれません。

欠点はPC利用前提のツールなので、スマホやクラウドなどの相性が悪い点です。さらに誰でもカスタマイズできるということがファイルやフォーマットが分散する原因にもなります。(例.「20140414_ToDo.xls」「ToDo山田_1.xls」など) Microsoft Officeのクラウドサービスの今後に期待!

  • いい点
  • 誰でも使える
  • 簡単にカスタマイズできる
  • イマイチ
  • ファイル・書式が分散しがち
  • 共有しにくい
  • スマホで使いにくい

Brabio

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オススメ度 ★★★★

Brabioは今回調べて初めて知ったサービスです。5人まで無料で使えるプロジェクト管理ツールです。スマホも想定したクラウドサービスです。とっつきやすいインターフェースになっていて、直感的に操作ができます。

使ってみてすぐに操作できるようになったのですが、唯一「やり直し」が編集時にできませんでした。きっとこれは自分がやり方を知らないだけだと思おう・・・(^^;

  • いい点
  • 直感的なインターフェース
  • クラウド対応(スマホも可)
  • タスク同士の連動もできる
  • イマイチ
  • 「やり直し」できない

Redmine

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オススメ度 ★★

Redmineはオープンソースのプロジェクト管理ツールです。チケット駆動開発という開発手法をデジタル化したツールです。チケット駆動開発というのはやる事をチケットという単位で発行し、そのチケットを管理することで開発を進める方法です。デジタル化することで期間・担当者・進捗状況などの情報を整理して見える化します。導入すると掲示板やWikiもいっしょに入っているので情報共有の助けにもなります。

欠点は導入も含めて使いこなすまでに習熟が必要なことです。うまく使わないと形骸化したりゴミチケットの山になってしまいます。また、ガントチャートについてはタスク(チケット)ごとの連携ができず、日程調整も直感的なマウス操作ではできません。ただ、うまく使いこなすとこのRedmineが作業効率のいちばんの改善できるツールになると思います。

  • いい点
  • オープンソースでプラグイン豊富
  • チケット駆動のプロジェクト管理
  • イマイチ
  • 導入が大変
  • 使うまでの習熟が必要
  • ガントチャート操作が直感的にできない

アナログ手書き

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オススメ度 ★★★

紙の手帳を使ったメモスタイルです。未だに手書きを超えるフリーフォーマットのツールはありません。小さいメモ帳を常備しておけばいつでも思いついたときにアイデアをメモできます。また、「書く」という動作をすることで記憶や印象に残りやすい効果もあります。システム手帳などをうまく活用することで見える化だけでなく、アイデアメモや議事メモなど何にでも使えます。

反面、どうしてもアナログ的な問題が残ります。特に検索や情報の整理が苦手です。色ペンや手帳レフィルを使っても限界があります。あと、物理スペースの問題も出てきます。ただ、スマホに代表されるデジタル化されすぎた現在でも、手書きにもいい面があることは忘れてはいけないような気がします。

  • いい点
  • フリーフォーマット
  • 手軽
  • イマイチ
  • 整理・検索性が悪い
  • 物理スペースの問題

おわりに

今回は「やる事」見える化のために、そのベースとなるツールの紹介になりました。個人的にはGoogleカレンダーを使いこなすのが一番ですが、カレンダーが煩雑になりすぎてうまく使いこなせなかった過去があります。

そこで、今回発見したBrabioといろいろと大変なRedmineも使ってみていろいろと実験的に試してみようかなと思います。

次回は、そのRedmineの導入でちょっと試行錯誤したので、それをメモとして残したいと思います。